Внутренний документооборот (СЭД)

Основные преимущества автоматизации на основе программного продукта «1С:Документооборот 8»:

• Оптимальное соотношение цена-качество. Все функциональные возможности программы входят в комплект поставки и не требуют дополнительной оплаты.
• Методическая и информационная поддержка. В рамках ИТС доступны консультации специалиста по любому вопросу, связанному с «1С:Документооборотом 8».
• Современная платформа «1С:Предприятие 8». Легкая адаптация под особенности бизнеса. Открытый код, современный эргономичный интерфейс и широкие интеграционные возможности.
• Соответствие национальным стандартам. Программа полностью соответствует требованиям российского законодательства.
• Безопасность и гибкая настройка прав доступа. Настройка и контроль политики доступа к программе. Безопасность доступа через Интернет. Поддержка протокола SSL. Предусмотрено как полное, так и ограниченное делегирование прав. Аудит всех действий пользователей: протоколируются все действия сотрудников, связанные с получением или изменением информации.
• Доступ с различных устройств. Бесплатное мобильное приложение. Работа через смартфон или планшет даже без соединения с Интернетом. Пользователи могут работать через десктоп-, веб-клиент или нативные мобильные приложения. Возможно удаленное использование без привязки к рабочему месту через веб-браузер.
• Высокая производительность и масштабируемость. Конфигурация обеспечивает одновременную работу большого количества пользователей на одном сервере и неограниченное количество в распределенной среде.
• Развитые интеграционные механизмы. Встроенный обмен данными с другими прикладными решениями «1С». Предусмотрены правила обмена и синхронизация данных с типовыми конфигурациями «1С». Предусмотрено несколько технологий для загрузки данных. Предусмотрен веб-сервис для полного доступа к данным программы из других систем.
• Встроенная почта. Внутренняя маршрутизация писем (между сотрудниками предприятия) доставляет письма внутри программы, а не через почтовый сервер. Есть возможность создать общие почтовые ящики, которые будут обрабатываться одновременно несколькими сотрудниками.

1С:Документооборот — это:

Быстрая обработка и регистрация документов. Поступающие документы заносятся в систему со сканера, из почты или из папки на диске. Для быстрого создания исходящих документов в системе можно использовать готовые шаблоны. После занесения документ регистрируется за пару кликов. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в системе в соответствии с нормами российского делопроизводства. Номер присваивается автоматически в нужном формате. Документы можно отправлять адресатам в электронном виде, не выходя из системы.

Удобная работа руководителя. При рассмотрении документов руководитель может самостоятельно отправлять задачи или выносить только резолюции, а остальную работу поручить помощнику. Для обеспечения юридической значимости документы могут подписываться электронными подписями, это гарантирует авторство и неизменность документа. С помощью мобильных приложений руководители могут оперативно решать свои основные задачи.

Выдача и контроль исполнения задач. Любой пользователь может выдавать задания, контролировать ход их исполнения и проверять выполненные работы. Информация о сроках, стадиях и результатах исполнения задач всегда под рукой. Исполнительская дисциплина сотрудников повышается за счет контроля и самоконтроля своевременности исполнения задач.

Автоматизация управленческой деятельности. В системе имеется функционал, позволяющий настраивать повторение процессов (автоматический старт по определенному расписанию), а также настраивать правила автозапуска процессов при наступлении определенного бизнес-события.

Простая настройка процессов согласования и исполнения различных документов (договоров, счетов, служебных записок, заявок, приказов, распоряжений и пр.).Для автоматизации работы с документами в системе можно использовать простые задачи или преднастроенные маршруты (шаблоны процессов). Гибкая адаптация системы под регламенты и требования заказчика осуществляется с помощью специальных средств для создания условий маршрутизации. Ход процесса можно отследить на схеме процесса, которая наглядно отображает, на каком этапе находится согласование.

Ознакомление сотрудников с документами. Сотрудники оперативно получают приказы, распоряжения и указания руководства для ознакомления. Передавать документы сотрудникам можно в электронном виде и под личную подпись. Контролировать процесс просто: в системе видно, кто из сотрудников ознакомился с документом, а кто еще нет. Мобильное приложение позволит сотрудникам, не работающим за компьютером, знакомиться с документами через мобильное приложение.

Прозрачное взаимодействие сотрудников. Совместная работа организуется через отправку задач и их выполнение как в рамках комплексных процессов, так и вне их. Задача ставится одному или нескольким исполнителям, указываются сроки и суть работ, добавляются необходимые вложения. Сотрудники не забудут о задании — оно отображается в их списке «Задачи мне», а система напоминает о приближающихся сроках выполнения. Инициатор полностью контролирует процесс — видит переписку и историю изменений вложенных документов. По завершении работ инициатор получает задачу на проверку с результатами и ответом от исполнителя. При необходимости задачу можно отправить на доработку. На период отсутствия сотрудника настраивается замещение: все его входящие задачи перенаправляются на коллегу.

Быстрый поиск документов. Любой документ можно быстро найти по реквизитам и тексту содержимого. Благодаря возможности установки связей документов пользователи получают быстрый доступ ко всему комплекту. Потеря электронного документа исключается (бесследно удалить документ из системы может только пользователь, наделенный такими правами, как правило — системный администратор). Риск потери бумажного документа сводится к минимуму благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий.

Можно ознакомиться с подробным описанием функциональных возможностей программного продукта.