Автоматизация бухгалтерского и налогового учета ООО «НОРДГРУПП» на базе «1С:Бухгалтерия 8»

28 сентября 2018

Более 7 лет группа компаний «Нордгрупп» занимается несколькими видами деятельности:

• Транспортные услуги по России. 

Организация занимается доставкой грузов, в том числе негабаритных и опасных, автомобильным и железнодорожным транспортом в труднодоступные районы Крайнего Севера. В распоряжении компании «Нордлогистик»: современный автопарк, 107 автомобилей в оперативном управлении, собственный склад.

Мы квалифицированно выполняем комплекс транспортных услуг в сложных дорожных и климатических условиях; занимаемся транспортным обеспечением деятельности предприятий нефтегазовой отрасли, осваивающих районы материкового побережья и шельфа российской части Арктики.

Услуги предоставляем «под ключ»: от поступления заявки до конечной доставки груза в любую точку Крайнего Севера; работаем в праздничные и выходные дни, ежедневно информируем о нахождении грузов, принимаем груз на складах заказчика в любом городе России. В год мы перевозим около 200 тысяч тонн грузов.

• Продажа и поставка дизельного топлива на месторождения и другие удаленные объекты Крайнего Севера

Мы зарекомендовали себя как надежного поставщика нефтепродуктов на удаленные объекты. Качественное топливо мы доставляем в кратчайшие сроки в соответствии с предусмотренными законодательством стандартами.

• Производство и продажа бетона

Бетонный завод в Усинске производительностью в среднем около 4 тысяч кубометров в год выполняет заказы компаний Северо-Запада, в том числе в сфере жилищного строительства. Мы ориентируемся на производство и доставку бетона для разных погодных условий - как обычного, так и выдерживающего 30-градусные морозы. Используем высокотехнологичное оборудование, строго контролируем качество производимой продукции и ее соответствие ГОСТам.

• Ведущий оператор наружной рекламы в Усинске

Мы предлагаем магистральные щиты, биллборды, брандмауэры (настенные конструкции), рекламу в лифтах. Также мы оказываем клиентам полный спектр услуг по производству, монтажу и согласованию элементов наружной рекламы.

Своими конкурентными преимуществами мы считаем:

• безупречный технический сервис;
• гарантированное соблюдение сроков;
• постоянный мониторинг постеров и рекламных конструкций не менее трех раз в неделю;
• эффективное воздействие на транспортные и пешеходные потоки. 

Коллектив группы компаний «Нордгрупп» - 55 человек, в том числе аттестованные специалисты, квалифицированные водители. С нами работают нефтяные, нефтесервисные, транспортные, строительные компании, поставщики нефтяного оборудования, среди них: «Лукойл», «Роснефть», «Газпром-бурение», «Буровая Компания БКЕ», «Шлюмберже» и другие. 

«Мы любим программные продукты!»

Учет по всем нашим организациям мы ведем в «общей» программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8 ПРОФ» редакции 3.0, кадры — в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Для учета отраслевой специфики мы приобрели программные продукты «1С:Управление бетонным заводом» ред. 2.1 и «1С:Управление наружной рекламой» ред. 1.0. Несмотря на то, что нас сопровождали несколько партнеров «1С», в том числе разработчики отраслевых решений, мы не могли использовать возможности программных продуктов на 100%. Ведь при таком количестве программных продуктов что важно? Правильно, их взаимодействие между собой! С этим как раз и возникли сложности. Конечно, можно было бы ограничиться «1С:БУХ» и «1С:ЗУП», их функционала вполне достаточно, чтобы охватить деятельность нескольких организаций, пусть и разного профиля. Но дело в том, что коллектив «Нордгрупп» очень любит новые программные продукты!

Цели и потребности на старте проекта

К моменту начала нашей совместной с «Консалт-Информ» работы мы уже пробовали делать первичную настройку «1С:Управления бетонным заводом» и «1С:Управления наружной рекламой», но без особого успеха. Самого необходимого — выгрузки данных в «1С:БУХ» и «1С:ЗУП» - мы не получили, т.к. возникли проблемы с обменом.

А без обменов у нас работа встала! Функционалом «1С:УБЗ» и «1С:УНР» не предусмотрен план счетов и другие «атрибуты» бухгалтерского и налогового учета. Никто не освобождал нас от обязанности сдавать отчеты, поэтому нужен обмен с третьей, «бухгалтерской» базой.

Кроме того, полученные отчеты мы анализируем, причем нас интересует финансовый результат по каждому из наших видов деятельности. Мы хотели видеть все нюансы: сколько бетона мы производим для собственных нужд, а сколько — для реализации; какие объемы продаж рекламы на билбордах, а какие — рекламы в лифтах; какой менеджер перевыполнил план по продажам рекламных мест и, следовательно, будет премирован по итогам месяца и т. д.

И разумеется, мы хотели, чтобы все происходило автоматически, по расписанию, корректно: счет подставлялся, подразделение правильно отображалось; если статья затрат - «производство бетона», то вид тоже чтобы был «производство бетона».

Идеальную работу мы видели так: создание документов в периферийных базах — автоматическая загрузка этих документов в общую базу.

И вот, с четким представлением об идеале, мы начали к нему приближаться.

«Обмены работают, документы создаем - все обменивается!»

Сразу скажу, что проект не был авральным, у нас было время, чтобы осуществить внедрение с чувством, с толком, с расстановкой. Хотя поначалу все было эмоционально: «Ах, у меня не обменивается!» Но к лету мы получили желаемый результат, и с ним - ряд индивидуальных доработок, которые можно назвать по-настоящему кастомными, полностью учитывающими особенности нашего учета.

Во-первых, настроен обмен между «1С:УНР» и «1С:Бухгалтерией предприятия» с учетом существующей на предприятии системы распределения затрат. Благодаря данной настройке мы выгружаем: реализации услуг рекламы, поступления товаров и услуг, требования-накладные, демонтаж рекламных блоков, обмены справочниками номенклатуры и номенклатурные группы, статьи затрат, договоры.

В ходе эксплуатации обмена с «1С:УНР» возникла необходимость авторегистрации Документов на обмен, настройки расписания синхронизации, синхронизации через файл — все это реализовано.

Был доработан обмен «1С:УБЗ» и «1С:Бухгалтерии» для корректного отражения затрат в организации; настроен обмен справочниками Договоры, Номенклатура, Номенклатурные группы; статьи затрат. Обмениваются документы поступления товаров и услуг, реализации товаров и услуг, требования-накладные, отчеты производства за смену, внутренние перемещения.

Запуская обмен, специалисты «Консалт-Информ» были вынуждены полностью изменить его правила. Зато теперь обмены работают, документы создаем — все обменивается! Не говоря уже про синхронизацию «1С:Бухгалтерии» и «1С:Зарплаты» - это, я считаю, вообще мастхэв, и ее «Консалт-Информ» настроил в первую очередь. 

Отчеты: удобные, подробные, уникальные!

Как я уже говорила выше, большое значение для нас имеет анализ различных аспектов деятельности компании. В ходе совместного с «Консалт-Информ» проекта внедрения мы создали специальные отчеты с необходимыми нам аналитическими блоками. Мы с удовольствием ими пользуемся, это замечательно, когда программа предоставляет необходимые нам сведения в удобной нам форме!

Так, отчет в программе «1С:Управление наружной рекламой» состоит из блоков:

• Анализ реализаций по рекламным блокам;
• Анализ дебиторской задолженности;
• Анализ продаж по менеджерам для премирования (данный отчет мы выгружаем в зарплатную программу).

Информация, получаемая из данного отчета, помогает нам анализировать финансовое состояние организации, отслеживать задолженности контрагентов перед нами; в любой момент мы можем уточнить наличие свободных рекламных мест для продажи; а также это инструмент мотивации сотрудников к увеличению продаж рекламы.

Для контроля работы в «1С:Управление бетонным заводом» разработан отчет по производству бетона, который включает в себя четыре блока:

• Движение материалов внутри организации;
• Анализ Производства бетона для собственных нужд и реализации;
• Анализ остатков на складе;
• Анализ заказов, продаж бетона и оплат по заказам.

Таким образом, мы знаем о нашем бетоне все: сколько материала осталось на складах - вплоть до первичных документов; как происходит внутреннее потребление бетона; не осталось ли излишков после выпуска бетона под заказ, полная ли реализация. Конечная себестоимость в этом отчете отражается корректнее, чем в «1С:Бухгалтерии», удобнее и по нескольким регистрам.

Специально для учета существующей на предприятии системы распределения затрат мы применяем отчет «Финансовый результат», формируемый в «1С:Бухгалтерии». Уникальность отчета в том, что не он представляет нам сводную информацию из разных источников, а программа собирает данные под отчет. Автоматически рассчитывается себестоимость, финансовый результат, EBIT, EBITDA. В удобном виде «1С:Бухгалтерия» показывает все данные по финансовому состоянию организации. 

Отчеты: удобные, подробные, уникальные!

Отдачу от проекта внедрения мы получаем отличную! Программные комплексы слаженно взаимодействуют между собой, мы больше не отвлекаемся на технические вопросы; обмены происходят четко по расписанию - ночью, чтобы не грузить сервер, и нам остается только наслаждаться плодами автоматизации! В нашем распоряжении индивидуальные аналитические инструменты, которые помогают держать бизнес под контролем. Мы вовремя получаем необходимую информацию, а это ли не залог успеха? А еще я замечаю, что уже где-то месяц мы не обращаемся за консультациями по «1С:УБЗ» - благодаря тому, что «Консалт-Информ» провел обучение сотрудников по работе в программе.

Вот такой должна быть автоматизация: проблемы решаются, пожелания выполняются, и в результате мы любим «1С» еще больше!