Автоматизация оперативного и управленческого учета в розничной сети ИП Филимонова А.В. на базе «1С:Управление торговлей 8»

18 мая 2016

Наша компания присутствует на рынке строительных материалов уже более 20-ти лет и давно зарекомендовала себя, как верный помощник в домашних делах. Конечно, мы знали, что такое автоматизация, но по-настоящему столкнулись с проблемами, когда в стране резко начала меняться экономическая ситуация, и любому здравомыслящему предпринимателю пришлось задуматься об оптимизации и повышении эффективности собственного бизнеса.

Примерно с 2005 года, давно это было, точно уже и не помню, на нашем предприятии была введена в эксплуатацию стремительно набиравшая популярность система «1С:Торговля и Склад 7.7». И вплоть до 2016 года она успешно покрывала наши скромные потребности. Конечно же не без помощи нашего сервисного специалиста-программиста. Многое приходилось дорабатывать самим. Например, система накопительных скидок появилась в конфигурации не сразу. Мы развивались, система росла вместе с нами. В какой-то момент мы перестали обновлять её до актуального состояния и вышли на самостоятельное развитие функционала. И в этом, как выяснилось позже, была наша ошибка.

Количество магазинов в нашей сети росло. Где-то ещё стояли автономные кассы, а где-то уже появлялись полноценные рабочие места кассиров. Первая серьёзная проблема, с которой мы столкнулись, это отсутствие возможности выгрузить в нашу учетную систему отчеты о розничных продажах. Точнее сказать, выгрузить отчеты мы могли, а вот загрузить, к сожалению, нет.

Сложившаяся ситуация вынуждала нас начать самостоятельную разработку механизмов розничной торговли в нашей видавшей виды системе. В процессе долгого перебора различных подходов к выполнению данной задачи мы пришли к выводу, что компетенции нашего сервисного специалиста попросту не хватает.

Объявили вакансию о приёме на работу нового сотрудника с необходимым набором знаний. Рассматривали кандидатов, но достойного претендента так и не нашли. Мы упертые и продолжили бы поиски дальше, но на наше объявление откликнулся один из партнеров компании 1С.

Сказать по правде, для нас это был первый опыт общения с обслуживающий организацией. И после первых же переговоров мы были слегка расстроены. Расстроены потому, что потеряли много времени в попытках самостоятельно добиться необходимого результата в автоматизации. Представители консалтинговой компании в течение часа в красках рассказали нам о проблемах, с которыми нам пришлось столкнуться в процессе эксплуатации нашей системы и тут же, не отходя от кассы, предложили нам укрупненные варианты выхода из сложившейся ситуации.

После непродолжительных переговоров, согласования объемов инвестиций и состава работы, мы решили попробовать и заключили договор на внедрение программных продуктов 1С на нашем предприятии.

Первое, с чего мы начали, это перевели все наши магазины на POS-терминалы. В сложившейся экономической ситуации анализ валовой прибыли в разрезе номенклатурных позиций стал крайне необходим. Суммовой учет не давал нам сформировать четкую картину о финансовом состояний нашего предприятия. Срочно нужны были актуальные товарные остатки.

Параллельно с автоматизацией рабочих мест кассиров наши партнеры готовились к переводу нашей учетной системы на систему нового поколения - «1С:Управление торговлей 8». Был выполнен анализ всех доработок нашей текущей учетной системы. Проведен анализ на пересечение функциональных контуров двух программ, и недостающие функциональные возможности были реализованы в новой системе. Таким образом, нам удалось получить новые возможности и при этом не потерять старые.

Так как в дальнейшем мы планировали заняться автоматизацией бухгалтерского и налогового учета, для нас крайне важно было, чтобы наши менеджеры отражали хозяйственные операции в новой учетной системе в соответствии с методологией ведения бухгалтерского и налогового учета. Никаких безликих операций, никаких «нам так удобнее». Как правильно — так и делаем. Для этого наши партнеры организовали цикл обучающих мероприятий для наших сотрудников. По некоторым направлениям подготовили инструкции. Где-то пошли навстречу пользователями и улучшили интерфейсные моменты, чтобы было удобнее делать работу правильно.

В новой учетной системе мы прочувствовали, что значит автоматизированный учет заказов покупателей. Как учитывать заказы поставщикам не в электронных таблицах, а в адекватном, удобоваримом виде.

Рынок розничных продаж постоянно развивается. Покупатели уже не хотят ходить по магазинам. Они хотят иметь возможность покупать товар из дома, машины, офиса. И мы, следуя новым требованиям, приняли решение о запуске в эксплуатацию интернет-магазина. Сделали обмен с нашей учетной системой. Пока не всё гладко, но мы постоянно работаем над улучшением ситуации совместно с нашими партнерами.

Сейчас занимаемся автоматизацией бухгалтерского учета. Как выяснилось, тут проблем ещё больше, чем в торговом контуре. Но мы уверены, что сможем их преодолеть. На очереди автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы. Есть планы упростить взаимодействие с поставщиками. Работы предстоит ещё много, но мы знаем, что за этой работой скрывается результат. Необходимый нам результат.