Автоматизация рабочих процессов библиотеки в ЧПОУ ТОСПО «Тюменский Колледж экономики, управления и права» на базе ПП «1С:Библиотека»

01 мая 2019

ЧПОУ ТОСПО «Тюменский колледж экономики, управления и права» - инновационное учебное заведение с современной материально-технической базой, где будущие выпускники проходят подготовку по 16 специальностям в области бизнеса, торговли, банковской сферы, потребительской кооперации, туризма, общественного питания. Мы активно внедряем информационные системы «1С», чтобы улучшить свою работу и следовать современным стандартам автоматизации образовательных учреждений.

В 2020 году в колледже было принято решение автоматизировать импорт данных по обучающимся колледжа из основной системы «1С:Колледж ПРОФ» в систему «1С:Библиотека». За время обучения студент проходит путь от абитуриента до выпускника. На этом пути студент может иметь такие статусы как: «абитуриент», «студент», «в академическом отпуске», «отчислен», «выпущен». Это называется «Движение контингента». На каждое движение контингента создается отдельный приказ, который отражает статус студента в основной системе - «1С:Колледж ПРОФ». Однако возникла проблема, связанная с актуальностью данных студента. Представим, после зачисления на первый курс студенты группой идут в библиотеку для получения необходимой литературы, однако данные о том, что абитуриенты официально стали обучающимися колледжа еще не поступили в библиотеку. Не имея на руках этих данных, сотрудники библиотеки не имеют право выдавать литературу пришедшим студентам. До внедрения механизма, автоматизирующего импорт данных по студентам колледжа, сотрудники библиотеки выясняли статус пришедших студентов, заводили читательский билет или обновляли статус у читательского билета. Все это занимало много времени.

С помощью решений «1С:Колледж ПРОФ», «1С:Библиотека» и специалистов «Консалт-Информ» мы продолжаем работать над эффективностью бизнес-процессов, и вот каких результатов удалось достичь на данный момент:

• Полностью автоматизирован импорт данных из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:Библиотека» по «движению контингента».
• Автоматическое создание новых читательских билетов по только что зачисленным обучающимся.
• Автоматическое создание документов, инициализирующих процесс движения контингента в рамках системы «1С:Библиотека».
• Автоматическая актуализация статусов студента.
• Автоматическое распределение читательских билетов студентам по группам.

Автоматизация управленческого учета на базе программного продукта «1С:Библиотека» принесла нам реальную пользу:

• Уменьшены затраты времени по актуализации статуса студента
• Упрощено создание и контроль над читательским билетом
• Устранена проблема несоответствия данных по одному и тому же студенту в двух разных системах.

Внедрение программы «1С:Библиотека» позволяет нашему учебному заведению уходить от устаревших форм бумажного учета и переходить на электронный.