Автоматизация управленческой деятельности по учету движения контингента в ЧПОУ ТОСПО «Тюменский Колледж экономики, управления и права» на базе программного продукта «1С:Колледж 8»

01 марта 2016

ЧПОУ ТОСПО «Тюменский колледж экономики, управления и права» - инновационное учебное заведение с современной материально-технической базой, где будущие выпускники проходят подготовку по 14 специальностям в области бизнеса, торговли, банковской сферы, потребительской кооперации, туризма, общественного питания. Ежегодно колледж выпускает в среднем 500 востребованных на рынке труда специалистов. Последние пять лет мы активно внедряем информационные системы «1С», чтобы улучшить свою работу и следовать современным стандартам автоматизации образовательных учреждений.

В 2017-2018 гг. колледж расширил деятельность, открыв новые специальности: «Земельно-имущественные отношения», «Поварское и кондитерское дело», «Право и судебное администрирование», «Информационные системы и программирование». Значительный рост контингента в последние годы еще больше увеличил и без того постоянно растущую нагрузку по движению студентов. Многие из вас были студентами, знаете, как это происходит: приходят абитуриенты - учатся - получают диплом - покидают альма-матер. Это называется «Движение контингента». А теперь представьте себе, как много процессов ложится на колледж, пока студенты проходят путь от поступления до выпуска. Чего стоит одна только приемная кампания! В период с мая по август мы обрабатываем более 1800 заявлений. До внедрения «1С:Колледж ПРОФ» было так: на абитуриента открывают несколько отдельных документов, он вручную заполняет бланки, заводится личная карточка в бумажном виде. Если абитуриент зачислен, его данные передаются в бухгалтерию и для заключения договора заносятся в программу вручную. Это целый комплект документов!

Далее учебный процесс. Списки групп велись в таблицах, был бумажный журнал регистрации студентов и успеваемости. Расписание было оформлено на ватмане. Мы мечтали, чтобы все это воплотилось в электронном виде. Потому что разномастные таблички, карточки, журналы, ватманы не охватишь одним взглядом, полную и структурированную информацию не получишь, отчеты в Минобрнауки быстро и автоматически не соберешь.

Таким образом, оперативный управленческий учет можно было признать «узким местом» в деятельности колледжа. С помощью решения «1С:Колледж ПРОФ» и специалистов «Консалт-Информ» мы продолжаем работать над эффективностью бизнес-процессов, и вот каких результатов удалось достичь на данный момент:

• Полностью автоматизированы прием абитуриентов, учет движения в рамках учебного заведения (с первого по выпускной курс, между курсами и т.д.), выпуск.
• Вводится электронный журнал. Преподаватели колледжа прошли обучение по работе с подсистемой, обновлен сервер для оптимальной работы в программе.
• Печатные формы и отчеты в конфигурации адаптированы под утвержденные в заведении шаблоны.
• Настроены рабочие столы куратора и преподавателя, ВСЕ данные по студентам и группам под рукой.
• Внедрен удобный механизм переноса договоров со студентами из «1С:Колледжа» в «1С:Бухгалтерию».

Автоматизация управленческого учета на базе программного продукта «1С:Колледж ПРОФ» принесла нам реальную пользу:

• Приемная комиссия и другие подразделения теперь работают централизованно и оперативно; различные формы документов, бланков, справок объединены в единую информационную систему, что существенно экономит время и упрощает анализ положения дел;
• В сжатые сроки мы формируем и предоставляем отчеты в контролирующие органы;

Самый хлопотный участок нашей работы - приемная кампания - теперь под четким контролем.

Постепенное, подсистема за подсистемой, внедрение программы «1С:Колледж» позволяет нашему учебному заведению уходить от устаревших форм бумажного учета и переходить на электронный.