Автоматизация оперативного и управленческого учета в ООО "Технологии успеха" на базе "1С:Управление торговлей 8"

Компания «Технологии успеха» - один из активных игроков на развивающемся рынке информационных технологий Республики Коми. Мы специализируемся на создании и сопровождении систем защиты информации, электронной отчетности и документооборота, инфраструктурных программных и аппаратных решений, и являемся официальным партнером многих ведущих разработчиков решений по информационной безопасности.

Желание оптимизировать работу компании с текущими клиентами и процесс привлечения новых сделало необходимой разработку большого количества инструментов для организации работы отдела продаж. Несмотря на то, что многие из инструментов показали себя эффективными, актуальной осталась необходимость объединить их в одной информационной среде.

CRM контур был реализован на СУБД с интерфейсной оболочкой. Он представлял собой накопитель данных со сложной системой поиска по базе. Отдельно была разработана среда для подготовки проектов договоров и отслеживания их статусов. Менеджеры учитывали свои взаимодействия с клиентами в различных табличных документах. Счета и реализации бухгалтерия выписывала в системе регламентированного учета. Там же готовились управленческие отчеты для руководства. Информация о поступивших оплатах от покупателей попадала к менеджерам в виде выгруженных из 1С:Бухгалтерии файлов. Таким образом, в компании не существовало единой системы, позволяющей получить полную и актуальную информацию по существующим и завершенным проектам.

На одном из еженедельных совещаний руководитель Службы информационных технологий предложил рассмотреть вариант автоматизации оперативного учета на базе конфигурации 1С:Управление торговлей. После рассмотрения основных функциональных возможностей было принято решение внедрить данный инструмент управления бизнес процессами в компании, воспользовавшись услугами сервисной компании, партнера фирмы 1С, с опытом автоматизации предприятий.

На предварительном этапе была проведена демонстрация функциональных возможностей и анализ наших бизнес-процессов на предмет предстоящей автоматизации. Представители фирмы-франчайзи сформировали полное представление о том, как будут взаимодействовать наши учетные системы, какие бизнес процессы мигрируют в 1С:Управление торговлей и какие функции по ролям будут выполнять наши сотрудники в рамках единого информационного пространства. Представленные возможности нас устроили, и был заключен договор на автоматизацию.

Первым важным этапом автоматизации стала отладка обменов между системами управленческого и регламентированного учета. Был осуществлен перенос всей истории взаиморасчетов и товарных движений в 1С:Управление торговлей 8 и последующее сведение оборотов.

Следующим стал этап адаптации шаблонов наших договоров. Большое количество условий, от которых зависит конечная форма договора и его приложений, усложнило автоматизацию процесса подготовки договоров к согласованию. Но полученным результатом мы довольны.

В дальнейшем был продуман и реализован контур пакетной выписки документов на обучение и семинары, имеющий свою специфику в части построения графиков и учета слушателей. Были доработаны механизмы составления коммерческих предложений и выхода на сделку. Была скорректирована подсистема задач: изменен состав и принципы отправки уведомлений о новых задачах сотрудникам на электронную почту.

Таким образом, был достигнут приемлемый уровень взаимодействия бухгалтерии, специалистов отдела продаж, менеджеров по работе с партнерами и руководства. Теперь менеджеры могут сами управлять заказами, отслеживать их статусы. Специалисты отдела продаж - готовить коммерческие предложения и проекты договоров. Бухгалтерия выписывает реализации и отражает оплату. Руководители формируют отчеты. И всё это в одной программе.

На очереди развитие инструментов телемаркетинга и рассылок. Типовые механизмы программы упрощены относительно необходимых нам инструментов, но мы уверены, что в скором времени нам будет доступен весь необходимый функционал автоматизации за счет реализации собственных идей и опыта нашей обслуживающей организации.

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Управление отношениями с поставщиками
  • Учет прихода ТМЦ
  • Управление отношениями с клиентами (CRM)
  • Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
  • Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Оформление заказов покупателей
  • Планирование продаж
  • Розничная торговля
  • Учет продаж ТМЦ
  • Ценообразование, прайс-листы
  • Склад и логистика
  • Комплектация и разукомплектация ТМЦ
  • Резервирование ТМЦ
  • Управление складскими запасами
  • Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
  • Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
  • Управленческий учет

Сопровождение:

Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Интеграция со сторонними системами автоматизации
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Индивидуальное обучение в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

Доработка маркетинговых мероприятий и коммерческих предложений

  • Реализации механизмов подготовки проектов договоров
  • Реализация подсистемы учета семинаров и механизмов пакетной выписки документов
  • Доработка механизмов уведомления пользователей

Специалист, осуществивший внедрение/проект: Жаркой Геннадий Сергеевич

Дополнительная информация: ведущий специалист

Версия 1С:Предприятия: 8.3

Внедренное типовое решение: 1С:Управление торговлей 8

Внедрение
ООО "Технологии успеха"
Сыктывкар, Февраль 2017
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 15
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 15



ООО «Консалт-Информ»

Наверх